1. Γιατί έχει σημασία να είναι όλα συγκεντρωμένα;

Οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν περίπου πού βρίσκονται τα σημαντικά τους έγγραφα. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν χρειαστεί να τα βρουν μέσα σε λίγα λεπτά. Σε μια κατάσταση πίεσης, ακόμη και η αναζήτηση ενός απλού ασφαλιστηρίου μπορεί να μετατραπεί σε μια αγχωτική διαδικασία. Όταν όλα είναι ταξινομημένα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ή σε μια ασφαλή ψηφιακή τοποθεσία, κάθε μέλος της οικογένειας μπορεί να εξυπηρετηθεί γρήγορα χωρίς πανικό.

Η σωστή οργάνωση δεν εξοικονομεί μόνο χρόνο. Μειώνει το άγχος τη στιγμή που το χρειάζεστε περισσότερο.

2. Τα πρώτα πέντε έγγραφα που πρέπει να βρίσκονται άμεσα

Αν ξεκινούσατε σήμερα να οργανώνετε το οικογενειακό σας αρχείο, αυτά είναι τα πρώτα έγγραφα που θα έπρεπε να συγκεντρώσετε:

• Ασφαλιστήριο κατοικίας
• Ασφαλιστήριο αυτοκινήτου
• Δελτία ταυτότητας και διαβατήρια
• Βιβλιάρια ή στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών
• Τηλέφωνα έκτακτης ανάγκης και βασικών συνεργατών

Δεν χρειάζεται να βρίσκονται σε ακριβό χρηματοκιβώτιο. Χρειάζεται όμως να είναι οργανωμένα, ενημερωμένα και γνωστά τουλάχιστον σε δύο ενήλικα μέλη της οικογένειας.

3. Τα επόμενα 15 έγγραφα που αξίζει να έχετε συγκεντρωμένα

Τα πέντε βασικά έγγραφα είναι μόνο η αρχή. Μια σωστά οργανωμένη οικογένεια γνωρίζει πού βρίσκονται όλα τα σημαντικά στοιχεία που μπορεί να χρειαστούν σε μια δύσκολη στιγμή.

• Ασφαλιστήριο κατοικίας
• Ασφαλιστήριο αυτοκινήτου
• Ασφαλιστήρια ζωής ή υγείας
• Δελτία ταυτότητας
• Διαβατήρια
• ΑΜΚΑ όλων των μελών
• ΑΦΜ και βασικά φορολογικά στοιχεία
• Τίτλοι ιδιοκτησίας ακινήτων
• Ε9
• Στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών
• Σημαντικά συμβόλαια δανείων
• Κωδικοί πρόσβασης ή οδηγίες πρόσβασης στους password managers
• Βασικά στοιχεία ηλεκτρονικών λογαριασμών
• Τηλέφωνα έκτακτης ανάγκης
• Στοιχεία επικοινωνίας του ασφαλιστικού σας συμβούλου

Δεν χρειάζεται όλα τα έγγραφα να βρίσκονται στο ίδιο φυσικό σημείο. Χρειάζεται όμως να υπάρχει ένας ξεκάθαρος τρόπος ώστε η οικογένεια να γνωρίζει πού βρίσκονται.

4. Έντυπη ή ψηφιακή αρχειοθέτηση;

Η ιδανική λύση δεν είναι να επιλέξετε το ένα ή το άλλο. Είναι να χρησιμοποιείτε και τα δύο. Τα πρωτότυπα έγγραφα καλό είναι να φυλάσσονται σε ασφαλές σημείο, ενώ ψηφιακά αντίγραφα μπορούν να υπάρχουν σε κρυπτογραφημένο cloud ή σε εξωτερικό αποθηκευτικό μέσο.

Έτσι ακόμη και αν χαθεί ένας φυσικός φάκελος λόγω πυρκαγιάς, πλημμύρας ή διάρρηξης, τα σημαντικά στοιχεία θα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα.

5. Το οικογενειακό αρχείο έκτακτης ανάγκης

Δεν αρκεί μόνο να υπάρχουν τα έγγραφα. Πρέπει να γνωρίζει και κάποιος άλλος της οικογένειας πού βρίσκονται. Σε μια απρόβλεπτη κατάσταση, η πρόσβαση στις σωστές πληροφορίες μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο, την ταλαιπωρία και το άγχος.

Ένας οργανωμένος φάκελος έκτακτης ανάγκης αποτελεί ίσως μία από τις σημαντικότερες πράξεις πρόνοιας που μπορεί να κάνει μια οικογένεια.